Gmail Ko Office Se Bahar Kaise Set करें। How to Set Up Out of Office in Gmail in Hindi

यदि आप आउटलुक जैसे कॉर्पोरेट वातावरण में आम ईमेल क्लाइंट का उपयोग करते हैं, तो शायद आप अपने कार्यालय के उत्तर को सेट करने के लिए उपयोग किए जाते हैं। क्या आप जानते हैं कि आप जीमेल में ऑफिस रिप्लाई भी सेट कर सकते हैं?

 चूंकि अधिकांश लोग जीमेल को अपने व्यक्तिगत ईमेल खाते के रूप में उपयोग करते हैं, इसलिए यह उपयोगी हो सकता है जब आप छुट्टी या छुट्टी के दिन लोगों को जानते हैं।

                                           

ऐसा करना Gmail में काफी सरल है, लेकिन यह प्रक्रिया Outlook में उपयोग किए जाने की तुलना में थोड़ी भिन्न है। इस लेख में आप जानेंगे कि जीमेल में ऑफिस से बाहर कैसे सेट अप किया जाए, इसे कैसे डिसेबल किया जाए और जब आप इसे इनेबल कर पाएंगे तो लोग आपसे क्या उम्मीद कर सकते हैं।

How to Set Up Out of Office in Gmail

यदि आप थोड़ी देर के लिए छुट्टी पर जाने के बारे में हैं और लोगों को सचेत करना चाहते हैं कि आप उनके ईमेल का हमेशा की तरह जवाब नहीं दे पाएंगे, तो कार्यालय से बाहर जाने का एक तरीका है।

 नीचे दिए गए चरणों से आरंभ करने के लिए, पहले अपने जीमेल खाते में प्रवेश करें।

 1. अपने जीमेल खाते के ऊपरी दाएं कोने पर गियर सेटिंग आइकन का चयन करें।

2. Select See all settings at the top of the Settings list.

3. Scroll down to the Vacation responder section at the bottom. Change the setting to Vacation responder on.

4. Select the first day of your vacation. Type the subject line and message that you’d like to auto-reply whenever people email you.

इस फॉर्म को भरते समय निम्नलिखित विकल्पों पर ध्यान दें।

 आपको अंतिम दिन सक्षम और चयनित नहीं करना है, लेकिन यह एक अच्छा विचार है कि आप अपने अवकाश के उत्तरदाताओं को सक्षम करने के लिए मत भूलना।

 डिफ़ॉल्ट रूप से संदेश फ़ील्ड एक समृद्ध स्वरूपण संपादक का उपयोग करती है जहां आप संदेश पाठ को प्रारूपित करने के लिए फ़ॉर्मेटिंग बार का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप संदेश फ़ील्ड के ऊपर सादा पाठ का चयन करते हैं, तो स्वरूपण सादे पाठ में बदल जाएगा।

 केवल मेरे संपर्क में लोगों को एक प्रतिक्रिया भेजें यदि आप अवकाश प्रतिसादकर्ता के ऑटो-उत्तरों को केवल उन लोगों को लक्षित करना चाहते हैं जिन्हें आप पहले से जानते हैं, और अन्य सभी को अनदेखा करें। यदि आप अजनबियों को यह जानना चाहते हैं कि आप एक विस्तारित अवधि के लिए घर से दूर हैं, तो यह एक अच्छा विचार है।

 5. अवकाश उत्तरदाता को सक्षम करने के लिए परिवर्तन सहेजें का चयन करें।

How to Turn Off Out of Office in Gmail

ऐसे दो तरीके हैं जिनसे आप वेकेशन रिस्पॉन्डर को डिसेबल कर सकते हैं। यह सक्षम होने पर, आपको उत्तरदाता की स्थिति के बारे में अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर एक संदेश दिखाई देगा।

आप तुरंत उत्तर को बंद करने के लिए अंत का चयन कर सकते हैं। यह एक त्वरित तरीका है इसे बिना अपनी Gmail सेटिंग्स के माध्यम से निष्क्रिय करने के लिए फिर से उत्तरदाता सेटिंग्स को संशोधित करने के लिए।

 हालाँकि, यदि आप जीमेल सेटिंग्स में वेकेशन रिस्पॉन्डर को डिसेबल करना चाहते हैं, तो आप या तो नोटिफिकेशन मैसेज में वेकेशन सेटिंग्स का चयन कर सकते हैं, या आप अपनी जीमेल सेटिंग्स विंडो में वापस जा सकते हैं।

 अवकाश प्रतिसाद अनुभाग फिर से खोजने के लिए Gmail सेटिंग मेनू के नीचे स्क्रॉल करें।

स्वत: प्रत्युत्तर को अक्षम करने के लिए अवकाश प्रतिसादकर्ता का चयन करें।

 ध्यान दें - यदि आपको अंतिम दिन के लिए अपने अवकाश की अंतिम तिथि निर्धारित करनी है तो आपको ऐसा नहीं करना होगा।  इस तिथि के बाद अवकाश प्रतिसाद स्वचालित रूप से अक्षम हो जाएगा।

 लेकिन अगर आप लास्ट डे सेटिंग से पहले वेकेशन रिस्पॉन्डर को बंद करना चाहते हैं, तो उपरोक्त प्रक्रिया काम करेंगी ।

How Gmail Vacation Responder Works

ध्यान रखें कि चूंकि आप केवल अवकाश प्रत्युत्तर के लिए प्रारंभ और समाप्ति तिथियां दर्ज कर सकते हैं, इसलिए समय स्वचालित रूप से ईमेल द्वारा निर्धारित किया जाता है।

 प्रारंभ तिथि समय: मध्य रात्रि 12:00 बजे

 अंतिम तिथि समय: सुबह 11:59 बजे

* यदि आपकी छुट्टी शुरू होने से पहले आधी रात को आपके पास समय शुरू होता है, तो अपनी छुट्टी शुरू होने से एक दिन पहले प्रारंभ तिथि निर्धारित करें।

* वे लोग जो आपको ईमेल करते हैं, जब आप अवकाश प्रतिसाद सक्षम करते हैं, तो आपके जीमेल खाते से निम्न व्यवहार दिखाई देगा।

* लोग आपके संदेश का पहली बार आपके ऑटो-रिस्पांस देखेंगे। यदि वे आपको फिर से संदेश देते हैं, तो ऑटो-प्रतिक्रिया नहीं भेजी जाएगी।

* यदि चार दिन बीत जाते हैं और वही व्यक्ति आपको संदेश देता है, तो ऑटो-प्रतिक्रिया फिर से शुरू हो जाएगी।

* यदि आप अपनी छुट्टी की प्रतिक्रिया को संपादित करते हैं, तो टाइमर शुरू हो जाता है और जो कोई भी आपको संपादन के बाद पहली बार संदेश देता है, उसे एक ऑटो-प्रतिक्रिया मिलेगी।

* जीमेल किसी भी संदेश को स्वतः-प्रतिक्रिया नहीं करने के लिए पर्याप्त स्मार्ट है जो स्पैम फ़ोल्डर या मेलिंग सूचियों में स्वचालित रूप से क्रमबद्ध हो जाते हैं।

* यदि वे आपको ईमेल भेजना शुरू करते हैं, तो अन्य जीमेल उपयोगकर्ता आपकी "कार्यालय से बाहर" स्थिति देखेंगे।

Create Smarter Out of Office Replies in Gmail with Filters

यदि आप विशिष्ट लोगों के लिए अनुकूलित संदेशों के साथ अधिक लक्षित ऑटो उत्तर बनाना चाहते हैं, तो आप जीमेल फिल्टर का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैं।

1.ऑटो-रीप्ले के लिए फ़िल्टर का उपयोग करने से पहले, आपको उत्तर देने के लिए एक ईमेल टेम्पलेट बनाना होगा। ऐसा करने के लिए, जिस ईमेल के साथ आप उत्तर देना चाहते हैं, उसके साथ जीमेल में एक नया ईमेल लिखें। फिर, विंडो के निचले दाएं कोने में तीन डॉट्स "अधिक" मेनू का चयन करें, और टेम्पलेट का चयन करें, टेम्पलेट के रूप में ड्राफ्ट सहेजें का चयन करें, और फिर नए टेम्पलेट के रूप में सहेजें चुनें।

2.Give the template a name in the pop-up window.

3.To access Gmail filters, go back into Gmail Settings. Select Filters and Blocked Addresses at the top of the Settings window.

 

4.In the Create filter form, type the email address you want to auto-reply to in the From field. Select Create filter when you’re done.

 5.In the Create filter window, enable the checkbox next to Send template. In the dropdown box, select the Boss Reply template that you created earlier.

6.Finally, just select the Create filter button at the bottom and your new filter and auto-reply is now active.

अब, किसी भी समय आपके द्वारा फ़िल्टर में निर्धारित पते वाला व्यक्ति आपको एक ईमेल भेजता है, वे आपके द्वारा बनाए गए टेम्पलेट के साथ कार्यालय से बाहर का उत्तर प्राप्त करेंगे।